Funktionen & Features

Nutzerfreundlich & vielseitig anpassbar

Proben lassen sich einfach und intuitiv anlegen – einzeln oder gesammelt in großen Mengen. Auch das Duplizieren bereits vorhandener Proben ist mit wenigen Klicks möglich. Das Schema zur Probennummerngenerierung wird von den Nutzeradministratoren selbst verwaltet und kann flexibel an interne Vorgaben angepasst werden. Bei Bedarf können einzelne Probennummern mit entsprechender Sonderberechtigung manuell angepasst werden. Natürlich können auch externe Probennummern, z.B. über Barcodes vorgelabelter Probengefäße, verknüpft werden. 

Die Unterscheidung von Proben erfolgt über frei definierbare Probenarten. Welche Informationen einer Probe zugeordnet werden und in welchem Umfang, entscheiden Sie selbst. Die Probenansicht lässt sich jederzeit um zusätzliche Felder erweitern – etwa Kataloge, Datumsfelder, Datei-Uploads oder weitere parametrisierbare Informationen. 

Für die Kennzeichnung steht ein integrierter Etikettendruck zur Verfügung, sowohl für einzelne als auch für mehrere Proben gleichzeitig. Das Etikettendesign wird dabei vollständig vom Nutzer definiert. Physische Proben lassen sich im System schnell und eindeutig über den Scan des QR-Codes auf dem Label wiederfinden.

Leicht zu konfigurieren und intuitiv im Handling

Individuelle Probenahmemethoden lassen sich flexibel und ohne technischen Aufwand konfigurieren. So passen Sie die Anwendung exakt an Ihre Anforderungen an – unabhängig von Branche oder Anwendungsfall.

Die Nutzung erfolgt komfortabel über eine browserbasierte Web-App – ganz ohne Installation. Dank Offline-Funktionalität bleiben Sie auch ohne Internetverbindung arbeitsfähig, und Ihre Daten synchronisieren sich automatisch, sobald Sie wieder online sind. Eine filterbare Probenliste sorgt für maximale Übersicht und Fokus im Arbeitsalltag. Ergänzend unterstützt Sie die integrierte Routenplanung bei der optimalen Organisation Ihrer Einsätze vor Ort.

Für eine lückenlose Dokumentation stehen Ihnen Funktionen wie Fotodokumentation und Barcode-Scan direkt über die Smartphone-Kamera zur Verfügung – schnell, intuitiv und medienbruchfrei.

Konfiguration: Erstellen Sie flexibel lebende SOPs 

Anleitungen werden in einem einfachen Editor hinterlegt und können pro Arbeitsschritt durch Texte, Bilder und Videos ergänzt werden. Für Parameterfelder lassen sich Grenzwerte definieren, ebenso wie die geforderten Nachkommastellen für numerische Eingaben. Zusätzlich können Sie Berechnungen direkt in die Methode integrieren, sodass Ergebnisse automatisch aus Messwerten abgeleitet werden. 

Auch Verbrauchsmaterialien können Sie vorab pro Arbeitsschritt definieren – inklusive geplanter Verbräuche. Ebenso können Sie Geräteinteraktionen konfigurieren und bei Bedarf auf bestimmte Funktionsgruppen beschränken (z. B. Wiegen oder Pipettieren). 

Methoden werden explizit versioniert. Änderungen führen zu neuen Versionen, während frühere Versionen weiterhin nachvollziehbar erhalten bleiben. So ist jederzeit transparent, mit welcher Methodenversion gearbeitet wurde – auch rückblickend im Kontext von Ergebnissen, Proben und Audit Trail. 

Durchführung: Assistiertes Arbeiten mit direktem Feedback 

Bei der Durchführung werden die Anleitungen Schritt für Schritt angezeigt. Mitarbeitende erhalten dabei nur die Informationen, die im jeweiligen Arbeitsschritt aktuell relevant sind. Bei der Eingabe von Messwerten erfolgt sofortiges Feedback, wenn Grenzwerte verletzt werden, und berechnete Werte werden direkt ausgegeben. 

Aus den zugelassenen Geräten kann jeweils das tatsächlich verwendete ausgewählt werden. Nutzen Sie die Geräteintegration, dann ist es zudem möglich, Funktionen direkt anzusteuern oder Messwerte automatisiert zu übernehmen. 

Für Verbrauchsmaterialien werden geplante Mengen angezeigt und optional die tatsächlich verbrauchte Menge dokumentiert. Zusätzlich kann die verwendete Charge ausgewählt werden, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit sicherzustellen. 

Lagerkapazitäten, Belegung und Probenstandorte immer im Blick

Mit der Lagerverwaltung in SAMPLES können Sie Lagerorte einfach und intuitiv anlegen und hierarchisch strukturieren – von Lagerbereichen über Fächer bis hin zu einzelnen Boxen. Jede Ebene kann flexibel über benutzerdefinierte Felder mit zusätzlichen Informationen angereichert werden, etwa zu Standort, Lagertemperatur, Lagertyp, Verantwortlichkeiten oder Inventurdatum. Die Lagerorte können Sie sich entsprechend sortieren und übersichtlich darstellen lassen. 

Für jede Lagerebene können Sie bevorzugte Probenarten und Studien definieren. Auf dieser Basis ist es möglich, Proben automatisiert geeigneten, freien Lagerplätzen zuzuordnen. So wird eine konsistente und regelbasierte Lagerstruktur unterstützt – auch bei großen Probenmengen. 

Die Einlagerung kann direkt in der Lageransicht erfolgen. Einzelne oder viele Proben können Sie effizient per Scan einlagern, ebenso ist das Auslagern jederzeit sowohl aus der Lager- als auch aus der Probensicht möglich. In der Übersicht wird zudem transparent angezeigt, wie viele Lagerplätze aktuell noch verfügbar sind. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Lagerkapazitäten, Belegung und Probenstandorte – strukturiert, nachvollziehbar und effizient. 

Umfassende Informationen & einfache Integration Ihrer Laborgeräte

Mit der Geräteverwaltung in SAMPLES behalten Sie auch bei einer vielfältigen Gerätelandschaft jederzeit den Überblick. Geräte lassen sich einfach anlegen und über Standard- sowie benutzerdefinierte Felder flexibel mit allen relevanten Informationen ausstatten – etwa zu Verantwortlichkeiten, Wartungsterminen und -protokollen, Benutzerhandbüchern, Sicherheitshinweisen oder Service- und Kontaktdaten. 

Der aktuelle Gerätestatus wird nutzerseitig verwaltet und ist jederzeit nachvollziehbar. Für Prüf- und Analysemethoden können Geräte gezielt verknüpft werden: entweder als manuelle Auswahl verfügbarer Geräte oder – bei entsprechender Integration – bis hin zur automatisierten Gerätesteuerung über verschiedene Schnittstellen wie SiLA 2, LADS oder Sartorius SBC. 

Anwenderfreundlich und umfassend

Alle relevanten Aktionen und Änderungen im System werden lückenlos im Audit Trail protokolliert. Der Audit Trail ist dabei ganz bewusst für Sie als Anwender konzipiert: Änderungen sind klar verständlich aufbereitet als auch filter- und durchsuchbar, sodass auch Zusammenhänge schnell erkannt werden können. 

Die vollständige Einsicht in den Audit Trail ist auf Nutzer mit privilegiertem Zugriff beschränkt. Ebenso erfordert der Zugriff auf personenbezogene Nutzer- oder Patientendaten eine gesonderte Berechtigung. Damit werden Datenschutzanforderungen, insbesondere gemäß DSGVO, konsequent umgesetzt. 

Verlässliche Dokumentation ohne Zusatzaufwand

In Kombination mit klar definierten Rollen, differenzierten Zugriffsrechten und versionierten Methoden schafft SAMPLES eine belastbare Grundlage für Compliance, Audits und Inspektionen – ohne zusätzliche Dokumentationsaufwände im Laboralltag. 

Flexible Rollenmodelle und individualisierbare Zugriffsrechte

In SAMPLES können Sie beliebige Rollen frei definieren und individuell mit Rechten ausstatten. So lassen sich Zugriffs- und Bearbeitungsrechte passgenau an interne Organisationsstrukturen und Verantwortlichkeiten anpassen. 

Benutzerprofile können Sie flexibel über benutzerdefinierte Felder erweitern und mit beliebigen Eigenschaften versehen – von Qualifikationen und Verantwortlichkeiten bis hin zu organisatorischen oder arbeitsschutzrelevanten Informationen. Bei Bedarf können Benutzern auch mehrere Rollen gleichzeitig zugeordnet werden. 

So entsteht ein fein abgestuftes Berechtigungskonzept, das sowohl einfache als auch komplexe Organisationsstrukturen zuverlässig abbildet und den sicheren Systembetrieb unterstützt. 

Transparente Bestände, dokumentierte Verbräuche und vollständige Rückverfolgbarkeit

Verbrauchsmaterialien werden zentral im System angelegt und über Standard- sowie benutzerdefinierte Felder mit allen relevanten Informationen versehen. Für jedes Verbrauchsmittel wird sowohl der Gesamtbestand als auch der Bestand auf Chargenebene übersichtlich dargestellt. 

Verbrauchsmittel können Prüfmethoden und einzelnen Arbeitsschritten zugeordnet werden, inklusive geplanter Verbräuche. Bei der Durchführung wird der tatsächliche Verbrauch verbindlich erfasst. Zusätzlich wird die verwendete Charge ausgewählt, sodass eine lückenlose Rückverfolgbarkeit gewährleistet ist. 

Bestände und Verbräuche sind damit jederzeit nachvollziehbar – sowohl pro Charge als auch aggregiert pro Verbrauchsmittel – und stehen im direkten Kontext zur jeweiligen Methode und Probe. 

Durchgängig strukturiert – von der Auftragsanlage bis zum Bericht

Untersuchungsaufträge können Sie einfach anlegen oder aus bestehenden Aufträgen duplizieren. Auftraggeberdaten werden zentral in einem separaten Bereich verwaltet und können über benutzerdefinierte Felder flexibel mit zusätzlichen Informationen angereichert werden. 

Externe Auftragsnummern, etwa vom Auftraggeber oder aus angebundenen Systemen, können im Auftrag hinterlegt und eindeutig verknüpft werden. Zugehörige Proben werden direkt mit dem Auftrag verbunden und übersichtlich dargestellt. 

Der Status eines Auftrags aktualisiert sich automatisch auf Basis des Bearbeitungsstands der verknüpften Proben und Untersuchungen. So ist für Sie jederzeit ersichtlich, ob ein Auftrag in Bearbeitung, teilweise abgeschlossen oder vollständig abgeschlossen ist – ohne manuelle Statuspflege.